Diriger une petite entreprise, c’est faire face à une multitude d’obligations légales et administratives. Et contrairement aux grandes structures qui disposent de services dédiés, les TPE et PME doivent souvent gérer tout cela en parallèle de leur activité principale.
Tour d’horizon des principales obligations à connaître pour rester en règle et éviter les mauvaises surprises.
Les obligations comptables et fiscales
La tenue d’une comptabilité : toute entreprise est tenue de tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle. Selon votre régime fiscal, les obligations varient, mais le principe de base reste le même : enregistrer toutes les opérations financières.
Les déclarations de TVA : si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez déclarer et reverser la TVA collectée selon une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon votre chiffre d’affaires.
La liasse fiscale annuelle : chaque année, vous devez déposer votre bilan et votre compte de résultat auprès de l’administration fiscale, via votre expert-comptable.
La facturation conforme : vos factures doivent obligatoirement mentionner un certain nombre d’informations légales : numéro de facture, date, identité des parties, description des prestations, montant HT, TVA et TTC.
Les obligations sociales et RH
Les fiches de paie : si vous avez des salariés, vous devez établir une fiche de paie mensuelle et effectuer les déclarations sociales correspondantes.
La déclaration préalable à l’embauche : toute nouvelle embauche doit faire l’objet d’une déclaration auprès de l’Urssaf avant le premier jour de travail du salarié.
Le registre du personnel : document obligatoire dès le premier salarié, il recense l’ensemble des personnes employées dans l’entreprise.
La mutuelle obligatoire : depuis 2016, toutes les entreprises privées doivent proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés et en prendre en charge au moins 50 %.
Les obligations liées à la sécurité
Le document unique d’évaluation des risques : obligatoire dès le premier salarié, il recense les risques professionnels identifiés dans l’entreprise et les mesures de prévention associées. Il doit être mis à jour chaque année.
Les affichages obligatoires : certaines informations doivent être affichées dans les locaux de l’entreprise : coordonnées de l’inspection du travail, consignes de sécurité, règlement intérieur si applicable…
Les obligations liées à la protection des données
Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données en 2018, toute entreprise qui collecte et traite des données personnelles doit respecter un certain nombre de principes : information des personnes concernées, limitation de la collecte, sécurisation des données, et gestion des droits d’accès et de suppression.
Pour une TPE, cela concerne notamment la gestion des données clients, des candidats à l’embauche et des salariés.
Comment ne rien oublier ?
La meilleure façon de rester en règle, c’est de mettre en place un calendrier administratif annuel avec toutes les échéances importantes : déclarations fiscales, renouvellement des documents obligatoires, dates de transmission comptable…
Une assistante administrative peut vous aider à construire ce calendrier, à suivre les échéances et à préparer les documents nécessaires bien en avance. Vous évitez les oublis, les pénalités et le stress de dernière minute.
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