Découvrez tous les services de Mad'Assist : gestion administrative, pré-comptabilité, RH, communication, QSE et gestion de chantiers BTP.
Un accompagnement précis pour une efficacité maximale
Mon offre détaillée
ADMINISTRATIF
- Gérer la boîte mail : Répondre, trier et suivre les emails
- Planifier et organiser des rendez-vous et déplacements
- Rédaction et mise en page des documents
- Classement et archivage de fichiers
- Création et mise à jour d’une base de données
- Gestion des courriers administratifs
- Planification de réunions
- Rédaction de comptes-rendus
- Suivi commandes fournisseurs / clients et relances
- Gestion des litiges administratifs
- Gestion du planning
- Organisation des visites médicales
- Gestion des contrats de sous-traitance
- Gestion des abonnements et services en ligne
- Suivi administratif des contrats
- Création et gestion de procédures administratives internes
COMPTABILITÉ
- Gestion et suivi des factures et devis
- Création et envoi de devis et factures
- Suivi des paiements et relance des impayés
- Enregistrement des dépenses et recettes pour l’expert-comptable
- Organiser et classer les justificatifs (facture achat, ticket caisse, reçu, etc)
- Faire import/export des comptes pour l’expert-comptable
- Préparer les pièces pour les déclarations de TVA et impôts
- Gestion notes de frais et justificatifs
RESSOURCES HUMAINES
- Gestion des dossiers salariés (mutuelle, prévoyance, etc.)
- Suivi des absences / congés / arrêt maladie
- Préparation des variables de paie pour comptable / cabinet paie
- Etablissement des DPAE à l’embauche (Déclaration Préalable à l’embauche)
- Rédaction et publication d’annonces de recrutement
- Tri des CV et présélection des candidats
- Organisation et assistance pour les entretiens et le recrutement
- Veille législation du travail (suivre, informer, rappeler les échéances, etc.)
- Rédaction de documents légaux (règlement intérieur, accord entreprise, etc.)
- Gestion du plan de formation
- Suivi des entretiens professionnels
- Demande de financement formation
- Organisation des formations internes
- Organisation des formations obligatoires (incendie, gestes et postures, SST)
- Gestion des relations avec les organismes sociaux
- Gestion des primes et avantages : suivi des primes de fin d’année, avantages en nature, etc.
COMMUNICATION
- Création charte graphique
- Création affiches / flyers / carte de visite / brochure, etc.
- Création de contenu pour réseaux sociaux
- Création de page Google My Business
- Rédaction de communiqués à la presse et envoi
QUALITÉ, SÉCURITÉ ET ENVIRONNEMENT
- Aide à l’obtention de certifications
- Montage de dossiers de qualification (Qualibat, Qualifelec, RGE)
- Suivi et mise à jour des audits internes et externes
- Préparation des audits internes et externes
- Création et mise à jour de procédures et process internes
- Élaboration de tableaux de bord qualité
- Gestion des réclamations clients et actions correctives
- Veille réglementation santé au travail et sécurité (CSE, DUERP)
- Création et mise à jour document unique d’évaluation des risques
- Sensibilisation à la sécurité et la bonne pratique
- Mise en place d’actions pour réduire les accidents de travail
- Gestion des EPI (Équipements de Protection Individuelle)
- Veille réglementation environnementale et obligations entreprises
- Engagement RSE
- Élaboration plan de gestion des déchets
- Élaboration charte environnementale
TRAVAUX - MARCHÉS PUBLICS
- Repérage des offres de marchés publics sur les plateformes spécialisées
- Paramétrage des alertes automatiques à trier / filtrer
- Étude partielle des documents de marchés publics
- Vérification des critères de sélection, des délais, des capacités techniques, financières, etc.
- Choix des offres de marchés publics les plus pertinentes et information au client
- Préparation du dossier administratif de réponse au marché public
- Rédiger le mémoire technique et le fichier de présentation pour le marché public
- Réaliser le planning d’exécution du marché public
- Réaliser la méthodologie du marché public
- Créer les fiches techniques pour les marchés publics
- Réaliser les signatures électroniques si besoin pour les marchés publics
- Téléversement du dossier sur la plateforme
- Vérification et réception du récépissé de dépôt
- Suivi des questions / réponses sur la plateforme
- Accompagnement à la mise en place du marché
- Classer les éléments des appels d’offres
- Tenir un tableau de bord de suivi des candidatures
- Création des cartes BTP
- Recherche de matériels, consommables en vente ou location et suivi
- Comparaison de prix fournisseurs
La Découverte
Un appel découverte est nécessaire afin de faire connaissance et de connaitre vos besoins.
L'Estimation
J’évalue si mes compétences et mes valeurs sont alignées avec vos besoins. Le temps nécessaire à la réalisation est défini.
La Proposition
Vous recevrez un devis personnalisé, accompagné d’une lettre de mission précisant les engagements mutuels, en cas de collaboration à long terme.
L'Action
Une fois le devis validé, la mission peut commencer en toute confiance. Les accès et documents me sont partagés pour la réalisation des tâches.
Le Déroulé de notre collaboration
Déléguer ne s’improvise pas : cela demande du temps, de la clarté et un peu de préparation.
C’est pourquoi j’ai mis en place un accompagnement en 4 étapes pour aider mes futurs clients à déléguer efficacement et en toute sérénité.
Chaque étape est flexible et s’adapte à votre rythme et à votre disponibilité, pour une collaboration fluide dès le départ.
Vos défis sont les miens. Vos réussites aussi.
POUR QUI ?
- Artisans
- Entreprises TPE / PME
- Entrepreneurs
- Indépendants
- Commerçants
- Consultants
- Professions libérales
- Start-ups
- Professions médicales
- Comités d'entreprise
- Associations
- Institutions: Université, etc
- Organismes de formations
POUR QUOI ?
- Eviter la surcharge de travail ponctuelle ou régulière
- A distance ou sur site en présentiel
- Eviter les formations
- Eviter les contraintes d'un recrutement (contrat salarié, charges sociales, administratif en plus)
- Gain de temps et d'énergie
- Pas de management
- Pas d'achat de matériel (bureau, ordinateur etc)
- Apport d'une spécialité / expertise
- Valorisation de la relation client
- Diminution des impayés
- Conseils
Juste de l’efficacité, de la simplicité, et un vrai soutien au quotidien.
- Flexibilité
- Economie
- Efficacité
- Sur-mesure
Qui suis-je ?
Assistante administrative et de gestion indépendante.
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Route de Vitrolles
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